英文メールの書き方2 salutation(呼びかけ)   Updated!


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英文メールを構成する6つの要素をこちらで紹介しました。1)のsalutation(呼びかけ)についてまとめます。

日本語の「~様へ」に当たる部分で、Dear~と習いますよね。ところがビジネスメールでは、Dear Ms. Satoのようなsalutationはあまり見かけません。

「親愛なる」という意味の通り、Dearにはパーソナルな響きがあるのでビジネスではHello Ms. SatoとかHi Miyukiと書くのが一般的です。HelloやHiを省略して、単にMs. Satoだけの時もあります。

企業が顧客宛に一斉配信メールを送る時などは、Dear Valued Customer(大切なお客様へ)という表現を使います。

担当者の名前がわからない時は、Dear Sir or Madam(ご担当者様へ)という便宜的な表現もありますが、これはちょっと古い感じがします。最近はTo Office Manager(オフィス管理者様)やTo Purchasing Department(購買部宛て)のように、To+該当すると思われる役職、部署を書くことも受け入れられています。

To whom it may concern(関係者の方へ)はもっと古臭いです。というか、漠然とした表現であまり好まれていません。今の時代、ちょっとインターネットで調べたり、電話を1本かけたりすれば、Eメールを送るべき人の名前や部署がわかることが多いですよね。この表現は対象が広すぎますし、「担当者を調べなかった」という取り方もできるので、あまり良い印象ではないのです。

最後にもう1つ注意点があります。salutationはコンマ(,)またはコロン(:)を伴います。英語はコンマで米語はコロン、フォーマルな文書はコンマなど、その使い分けについては諸説がありますが、ビジネスメールにおいてはどちらでも構わないようです。私が受け取るEメールでは、圧倒的にコンマが多いです。

ということで、最も一般的なsalutationの書き方は以下のようになります。

 Hello Ms. Sato,

たかがsalutation・・・ですが、Eメールの最初に来る部分ですから覚えておきましょう。

*英文メールの書き方シリーズは ⇒こちら


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