個人の休暇を伝える英文例   Updated!


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海外の取引先に、夏休みや冬休みなど自分の休暇を伝えるための例文を紹介します。
(会社や組織全体の休業を伝える例文は ⇒こちら

 1) I’ll be on vacation from August 11 to 15 JST.
  (日本時間で8月11日から15日まで夏休みを取らせていただきます)

個人の休暇は1)のようにvacationという単語を使います。on vacationで「休暇中」という意味です。on summer vacationで「夏季休暇中で」と表現することもできます。例文には日付が入っているので、敢えてsummerは付けていません。日本のお盆はちょうど8月ですので、「お盆休み」というより「夏季休暇」と伝えるほうが分かりやすいでしょう。

JSTはJapan Standard Time(日本標準時間)のことです。

 2) I’ll be out of office for the holidays between Dec. 30 and Jan. 3.
  (12月30日から1月3日まで年末年始の休暇でオフィスを離れます)

2)のように、out of office(オフィスを離れて)という表現も一般的です。外出や出張などにも使うので、for the holidaysと付けることで休暇であることが分かります。日本の年末年始の休暇は、祝日が入るのでwinter holidaysと表現できます。例文には日付が入っているので、敢えてwinterは付けていません。「お正月」をnew year holidaysと表現する人もいるようです。

 3) I will be in winter recess starting next week. I’ll return on Jan. 5.
 (来週から冬休みを取らせていただきます。1月5日に戻ります)

3)のようにin winter recessで「冬休み中、冬季休暇中」といった表現になります。in winter breakも同義です。この表現は個人の冬休み、企業全体の冬季休業のどちらにも使うことができます。「来週から」はfrom next weekではなく、starting next weekと表します。starting Monday(月曜日から)やstarting tomorrow(明日から)のように使います。

 4) You won’t be able to reach me during this period.
  (この期間は連絡を取ることができません)

今はオフの時でもメールや電話が取れるようになってしまいました。相手に返信やコールバックを期待させないために、3)のように「あなたは私に連絡を取ることができなくなる」という一文を入れる人も多いようです。

 5) Please contact Hiro Minato (Mr.) for urgent matters during my absence.
  (不在中に緊急の御用がありましたらミナト・ヒロ(男性)にご連絡下さい)

4)は、不在中の別の担当者を知らせる文です。urgent mattersで「緊急の用事」という意味です。代理がいるなら入れておくとお互いに安心できますね。Hiro Minato (Mr.)のように、敬称をカッコ書きで後につけるのは性別を示すためです。My name is Miyuki Sato (Ms.)のように自分に対しても使います。

<メール全文の例>

Hello Mr. Johnson,

How are you? I’m contacting to let you know that I’ll be on vacation from Aug. 11 to 15 JST.
You won’t be able to reach me during this period.
Please contact Hiro Minato (Mr.) for urgent matters during my absence.
I’ll follow up with you upon my return.

Thank you,

Miyuki Sato

ジョンソン様

お元気ですか?私は日本時間8月11日から15日まで夏休みを取りますので、お知らせいたします。
この期間は連絡を取ることができません。
不在中に至急の御用がありましたらミナト・ヒロ(男性)にご連絡下さい。
戻り次第、フォローアップいたします。

ありがとうございます。

佐藤みゆき

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