英文メールの書き方2 salutation(呼びかけ)

Last updated: May 7, 2018 


英文メールの書き方シリーズ第2回です。

第1回ではメールを構成する6つの要素を紹介しました。その中の1)salutation(呼びかけ)についてまとめます。

日本語の「~様へ」に当たる部分でメールの冒頭に入ります。学校ではDear~と習いますよね。ところがビジネスメールでは、Dear Ms. Satoのようなsalutationはあまり見かけません。

ビジネスメールで使うsalutationの例

1) Hello Ms. Sato
(佐藤様へ)

2) Hi Miyuki
(みゆきへ)

1)も2)もアメリカでは一般的なsalutationで、Dear Ms. Satoより遥かに登場頻度が多いです。HelloやHiを省略して単にMs. Satoだけの時もあります。

3) Dear Valued Customer
(大切なお客様へ)

企業が顧客宛に一斉配信メールを送る時などは、個人名の代わりに3)のようなsalutationで始まります。

気をつけたいsalutationの使い方

担当者の名前がわからない時は、Dear Sir or Madam(ご担当者様へ)という便宜的な表現もありますが、これはちょっと古い感じがします。最近はTo Office Manager(オフィス管理者様)やTo Purchasing Department(購買部宛て)のように、To+該当すると思われる役職、部署を書くことも受け入れられています。

To whom it may concern(関係者の方へ)はもっと古臭いです。というか、漠然とした表現であまり好まれていません。今の時代、ちょっとインターネットで調べたり、電話を1本かけたりすれば、Eメールを送るべき人の名前や部署がわかることが多いですよね。この表現は対象が広すぎますし、「担当者を調べなかった」という取り方もできるので、あまり良い印象ではないのです。

salutationはコンマを伴う!

最後にもう1つ注意点があります。salutationはコンマ(,)またはコロン(:)を伴います。英語はコンマで米語はコロン、フォーマルな文書はコンマなど、その使い分けについては諸説がありますが、ビジネスメールにおいてはどちらでも構わないようです。私が受け取るEメールでは、圧倒的にコンマが多いです。

ということで、最も一般的なsalutationの書き方は以下のようになります。

Hello Ms. Sato,

たかがsalutation・・・ですが、メールの最初に来る部分ですからきちんと覚えておきましょう。

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